Reafirmando o seu compromisso com a inovação e a eficiência na prestação de serviços ao público que atende, tanto interna quanto externamente, o Parlamento goiano lança, nesta segunda-feira, 16, o Alego Digital. Idealizado pela Mesa Diretora da Casa, comandada pelo presidente, deputado Lissauer Vieira (PSD), em parceria com a Diretoria Parlamentar, o programa conta com esforços de vários departamentos. O objetivo é eliminar, por completo, o uso do papel nas dependências da nova sede. O trabalho deverá conferir ainda mais modernidade e celeridade aos processos administrativos e legislativos, que se encontram, atualmente, em tramitação na Assembleia.  

Para que o Alego Digital possa entrar em cena, sairá do ar, na próxima semana, o Sistema de Gerenciamento de Processos e Documentos (SGPD), o qual a Assembleia utilizou por anos. Com isso, todos os arquivos físicos, que se encontram, atualmente, impressos em papel, terão seus trâmites repassados para o novo sistema, onde seguirão até a sua completa conclusão e arquivamento. Os processos que tiveram a sua tramitação iniciada após o lançamento, já entrarão no novo formato, inteiramente digital. 

Para a correta implantação do programa, treinamentos específicos e setorizados estão sendo oferecidos. Os setores que trabalham mais diretamente com os dados do antigo SGPD estão sendo os primeiros beneficiados. Além disso, peças educativas multimídias, como vídeos instrutivos, também estão sendo elaboradas para ampla divulgação. Uma equipe especializada será igualmente disponibilizada. 

O assessor técnico da presidência e coordenador do programa, Leonardo Rassi, comemora o lançamento da iniciativa, sobre a qual diz vir se debruçando há quatro meses. “É uma virada digital completa. Uma mudança de paradigma. A perspectiva é chegar, até o fim do mês, com um Parlamento 100% digital”, sublinha. 

Embora otimista, Rassi reconhece que a mudança implica em desafios. “Só está começando. Muitos ajustes ainda serão necessários”, frisa, e pede que os servidores tenham paciência. “É um processo que exige tempo para adaptação. Em pouco tempo vocês verão que esse projeto vai transformar, para melhor, a nossa forma de trabalhar”.

O Alego Digital poderá ser acessado, a partir desta segunda-feira, 16, por meio de ícone a ser disponibilizado, de forma permanente, no portal da Alego. 

Pilares

Leonardo Rassi detalha os quatro pilares que fundamentam a iniciativa. Ele explica que o primeiro é o processo eletrônico, que envolve a subdivisão dos documentos em arquivos de cunho administrativo e legislativo. 

O segundo pilar é a digitalização. “Ele envolve transformar a massa documental do acervo físico da Alego em arquivos digitais, que podem ser facilmente acessados, mediante ferramentas de pesquisa e busca”, complementa Rassi. Ele esclarece, ainda, que essa etapa será toda realizada conforme parâmetros, medidos em tabelas específicas, de temporalidade, descarte, tipos de processo, etc. “O trabalho já vai contar, inclusive, com o serviço de dois arquivistas recém-empossados”, arremata. 

Já o terceiro pilar é relativo à consolidação legislativa. “Ele envolve a organização de todo o arcabouço legislativo desse Poder e a sua consequente disponibilização em local de mais fácil acesso. Isso inclui documentos como resoluções, atos da Mesa Diretora, decretos, portarias, memorando, dentre outros”, detalha o coordenador da iniciativa.

O quarto e último pilar é o mapeamento de processos, que envolve a otimização do fluxo de vários documentos em tramitação na Alego. Rassi cita, como exemplo, o fluxo de diárias. “Você pede uma diária. Ela é encaminhada para a autorização do seu chefe. Depois ela vai para o secretário-geral da Mesa e de lá segue para o financeiro. Todo esse trâmite, que envolve uma ampla gama de processos, é que será mapeado. Inclusive, para evitar que esse processo acabe tendo que ir e voltar várias vezes para um mesmo departamento, o que quase sempre ocorre”, pondera.

Modificações

Rassi informa que as inovações trazidas pelo Alego Digital facilitarão a vida de servidores e de visitantes. Aos primeiros, os benefícios envolvem, por exemplo, pedidos de gozo ou transferência de férias, dentre outras demandas. 

“Antes, para atender a essas necessidades, você tinha que ir à seção de Serviço de Atendimento ao Servidor (SAS), preencher um formulário, colher a assinatura do seu chefe e, depois, protocolar o pedido na Seção de Protocolo. Ali, gerava-se um arquivo, que era devolvido para o SAS. Só a partir de então que era dado início aos devidos encaminhamentos”, relata. 

O coordenador do programa explica que, agora, pedidos similares poderão ser feitos diretamente de ícone na intranet, chamado Alego Digital Servidor. “Ali, você terá acesso a todo esse rol de ações e documentos que poderão ser preenchidos quase que de forma automática. Dali, o documento já segue para o departamento de destino específico, recebendo, mais rapidamente, o devido encaminhamento”.

O público externo também ganha com a implantação de novo portal. A grande conquista é o aumento da transparência dada às ações parlamentares. Mais facilidade nas consultas a processos legislativos e no acompanhamento do andamento deles, em tempo real. E, ainda: mais facilidade para encontrar relatórios das atividades desenvolvidas por cada parlamentar; assim como das verbas por eles recebidas e repassadas; e os municípios mais atendidos, são alguns exemplos citados por Rassi. 

“Quem tiver interesse em informações de cunho administrativo também poderá acessar dados referentes a esse tema, de forma remota. O Opine Cidadão e a pauta prévia da Ordem do Dia também estão em processo de migração para o Alego Digital”, complementa. 

Rassi destaca, por fim, que as adaptações exigidas durante a implantação do programa envolvem não apenas a transformação de um sistema meramente eletrônico. “Envolve, sobretudo, uma maior integração de dados. Por isso é um projeto que reúne esforços de vários setores, inclusive da área da Comunicação, que tem nos ajudado bastante. E o mais bacana de todo esse movimento é que as pessoas estão sentindo mesmo a necessidade de se ajudarem, mutuamente, para que o projeto possa avançar”.  

Além desse clima de cooperação gerado na Casa, Rassi enumera outros três pontos positivos da iniciativa. O primeiro diz respeito à economia e à sustentabilidade que serão geradas ao longo do processo. O segundo, ao impacto a ser gerado na vida dos cidadãos, em razão da celeridade nos trâmites processuais. E por fim, o impacto na cultura organizacional, a partir da mudança de hábitos fortemente arraigados. “Esse último talvez seja o aspecto mais difícil de todo o processo e, por isso, vai ser gradual. Vamos sentindo aos poucos”, avalia. 

Expectativa

Rassi explica que, na medida em que o programa for avançando na sua implantação, a tendência é que vá gerando economia de tempo e papel, alcançando, com isso, um alto padrão de modernidade e gerando, sobretudo, impactos na cultura organizacional da Casa. A perspectiva é chegar, em três etapas, a um Parlamento 100% digital. “A primeira terá início nessa segunda-feira, com a entrega da digitalização completa de todos documentos da área administrativa. Daí em diante, vamos evoluindo em uma caminhada de treinamentos e adaptações até a conclusão do processo”.

A expectativa do coordenador e sua equipe é a de que até o dia 31 de maio esse processo tenha se completado, integralmente. “Isso deverá incluir a própria apresentação de matérias parlamentares que, regimentalmente, ocorre durante as sessões ordinárias em Plenário, que passará a ser feita, também, em forma digital e não mais em papel, como ainda acontece”, conclui Leonardo Rassi.